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Les institutions financières et les entreprises de tout genre génèrent une énorme quantité de relevés et de rapports devant être distribués aux succursales en temps opportun. Or, cette distribution peut représenter une tâche coûteuse en temps et en argent lorsque des milliers de ces documents sont produits quotidiennement. Le module de gestion de rapports (anciennement appelé COLD - Computer Output to Laser Disk ou IDARS - Integrated Document Archive and Retrieval System par Gartner) est la solution idéale pour gérer le stockage de rapports, états de comptes, factures ou n’importe quel document qui origine des applications clients. En stockant l’information sur des médias électroniques non couteux, ce module réduit ou élimine souvent complètement le besoin de sauvegarder et entreposer des rapports imprimés. |
La gestion des documents COLD est une des technologies dont le retour sur l'investissement est le plus rapide. Elle permet des économies monétaires en réduisant les coûts d’impression et d’entreposage et augmente également la productivité en simplifiant le classement et la récupération de documents. La solution SisaltoMC de PIREL permet aux employés de vos bureaux et succursales à travers le pays de consulter des rapports par l’entremise d’Internet ou de leur réseau d’entreprise. Des fonctions de sécurité complètes donnent à l’organisation la possibilité de contrôler l’accès aux documents. La solution de présentation électronique peut éliminer totalement le besoin d’imprimer de grands volumes de documents et d’avoir recours à des services de messagerie. |
Bénéfices
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Il est impératif que les documents en ligne soient une réplique exacte des documents officiels imprimés. Par exemple, si un numéro dans un rapport bancaire est imprimé dans la mauvaise colonne, les implications et responsabilités légales sont considérables. PIREL adresse ces préoccupations en utilisant les meilleures fonctions de programmation pour sauvegarder les documents en format PDF et fournir l’information authentique, les graphiques et les logos. Le format PDF assure un duplicata exact WYSIWYG de chaque rapport, incluant les textes légaux que l’on retrouve à l’endos des documents lors de l’affichage en ligne. Le module de composition de la suite SisaltoMC de PIREL offre toutes les fonctions nécessaires pour créer et publier facilement une grande diversité de documents électroniques. |
Les données en provenance d’applications à l’échelle d’un service ou de l’entreprise sont saisies et traitées selon des règles d’affaires définies, afin de créer un document PDF incluant les logos, les signatures, etc. Le module est doté d’une fonctionnalité puissante permettant d’indexer, d’archiver et de distribuer les documents. Cet outil vous donne le contrôle total sur l’aspect visuel qu’auront vos documents. De plus, en raison de notre procédé d’extraction d’indexes personnalisable, lorsque vous utilisez le module de composition, la sécurité est assurée en contrôlant l’accès aux documents et même aux pages individuelles. L’engin de composition génère des fichiers PDF significativement de plus petite taille, résultant ainsi en une utilisation d’espace disque plus efficace et évite une dégradation de réseau. |
Bénéfices
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| Exemples de formulaires produits à l'aide de notre solution : | |||
| Banques et finance |
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| • Chèque • Relevé bancaire • Relevé de paie |
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| Assurance et impôt | |||
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• Assurance automobile • Assurance habitation • Certificat d’assurance voyage • Formulaire d’impôt • Feuillet T4 (impôt) |
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| Distribution/Detail | |||
| • Encaissement • Facture |
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Un des plus grands avantages du document électronique est sa capacité de transmettre de l’information plus rapidement et avec plus d’impact de communication que le courrier conventionnel. En plus d’améliorer le service, ceci peut également réduire considérablement les coûts de traitement des rapports en éliminant l’impression, l’envoi par courrier, la distribution, l’entreposage physique et les travaux de manutentions associés. Le module de gestion de la distribution automatise la distribution des documents aux employés, clients et partenaires d’affaires. Avec ce module, le flux de travaux dans l’entreprise peut être grandement amélioré en dirigeant les documents à une imprimante, par courriel ou même une application de tierce partie. |
L’automatisation de vos processus vous donne une occasion unique de clarifier, de rationaliser puis de maîtriser vos procédures internes. Par exemple, pour valider une facture avant mise en paiement, le document papier est numérisé pour circuler plus rapidement. Chaque acteur intervient pour traiter, contrôler puis valider le document, éliminant les photocopies inutiles, la perte du document ou les processus bloqués. Chaque étape est supervisée, chaque acteur relancé en cas de retard, les informations circulent plus rapidement pour des prises de décisions plus efficaces. |
Bénéfices
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Aujourd'hui, malgré l'avènement de la GED, plusieurs clients insistent toujours pour recevoir des copies imprimées de leurs factures ou états de comptes. À l'aide de notre module de composition et de l'application eViewer de SisaltoMC, les entreprises ont maintenant la flexibilité d'imprimer les documents au besoin, sur des imprimantes laser locales. Contrairement aux solutions plus onéreuses de nos compétiteurs, PIREL offre aux entreprises une solution innovatrice permettant l’automatisation de l’impression haut de gamme à des coûts abordables. |
Le design d’un formulaire standard ou personnalisé est traduit en langage de traitement Adobe PostScript et en format Adobe PDF pour maintenir un aspect cohérent de haute qualité. Contrairement au html, PDF offre des capacités d’impression cohérentes pouvant être lues par n’importe quel navigateur web et produire des documents imprimés de qualité. |
Bénéfices
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L’imagerie numérique consiste à saisir les documents à la source (papier), tels que contrats, demandes de prêts, courriels, etc., et de créer des images électroniques par la numérisation. Le module d’imagerie numérique de PIREL permet à votre entreprise de numériser, indexer de façon automatique ou semi automatique, archiver des documents imprimés ou une variété d’images standards pour un stockage électronique permanent et sécuritaire. |
Toute image importée dans le logiciel SisaltoMC de PIREL peut être convertie en texte consultable avec la reconnaissance optique de caractères (OCR). L’Architecture du module est remarquablement flexible et peut être intégrée avec les plateformes de numérisation standards présentement disponibles sur le marché. |
Les documents sont créés et utilisés à des fins différentes. Le module d’archivage permet aux entreprises de définir des critères par lesquels le logiciel SisaltoMC maintiendra ou détruira un document. |
Ces critères peuvent être aussi simples que de spécifier un délai de temps pour la rétention d’un document ou peut nécessiter des interventions complexes d’utilisateurs et d’approbations avant qu’un document soit éligible pour la destruction. Ce module permet également la destruction automatique et la suppression des documents « qualifiés » qui ont excédés leur période de rétention. |